2017/12/11 更新

もう焦らない!納期(お届け日)の設定・管理のコツ

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購入者の方の満足度に特に影響する要素の1つに、「納期を守ってもらえたか」という点があげられます。そこでこのページでは悩みやすい納期設定のポイントや、つまずきやすい納期管理のコツについて紹介します。

納期(お届け日)は、作業時間+αで設定しておく

よくありがちなのが、「自分だったらXX日で描ける(対応できる)から、ぴったりXX日にしておこう」というもの。しかし、納期=作業時間で設定してしまうと、何かあった際にスケジュールがずれこんでしまい、最終的な納期の遅れにつながってしまいます。

例えば、スケジュールがずれこむ要因としてよくあるのは、以下のようなケースです。 - 先方の返信が遅れて、やりとりに間が空いてしまうこと - 認識ずれによる手戻り・追加作業が発生すること - 自分自身の急な予定や体調不良など

そこで、こういったケースが発生することをあらかじめ見込んでおき、納期は作業時間+αで設定しておきましょう。購入者の方にとっては、順調に進んだ場合は予定より早く納品されたことで満足度が高まり、もしずれこんだ場合でも予定通りの納期に届くので、安心してもらうことができます。

通常より作業工数が大幅にかかるケースは、免責事項として書いておく

もし自身の出品サービスの形態上、通常より作業工数が大幅にかかるケース・複雑な対応が必要なケースが発生し得る場合は、“規定のお届け日では対応できないケースもある”旨を書いておきましょう。“あらかじめDMで問い合わせてもらう”という風に案内しておくのも1つの方法です。

(記入例) 「XXな場合は通常より時間がかかる場合があります」 「お急ぎの場合はあらかじめDMでご相談ください」

依頼が増えてきたら、ツールを使って納期を一覧管理する

「依頼が増えてきて、1つ1つ納期を管理しきれなくなってきた…」という場合は、カレンダーアプリやタスク管理ツールで管理していきましょう。もしツールに“アラーム機能”がついている場合は、事前に設定しておくのもオススメです。

なお、ココナラで活躍されている出品者さんの1人、のみやんたさんは以下のように管理されているそうです。

具体的には、依頼を受けたらすぐに「Googleカレンダー」に予定を入れるようにしています。こちらは出先でもすぐにスマホで入力でき、PCとも同期できるので、スムーズに予定を把握・管理できます。これによって、すぐにお客さまに予定をお知らせすることができるので安心いただくことができ、こちらも気が引き締まります。

*参考記事:「のみやんたさん「一度は諦めていた漫画制作も、ココナラでの活動で打ち込めるようになった」」

「どうしても遅れそう!」という場合は、すぐにトークルームで連絡を

「上記の対策をしていたけど、どうしても納期が遅れてしまいそう…」という場合もあるかもしれません。そのような場合は、「遅れるかもしれない」と思った時点で、すぐに購入者の方に“遅れる理由・納品予定日”を記載して、連絡しましょう。そして、以降も作業の進捗をこまめにお知らせしていくのが大切です。

大切なのは「遅れるかもしれない」という可能性が出てきた時点で、すぐに連絡することです。購入者の方にとって、事前予告も何も連絡がない状態で遅れて納品されてしまうと、満足度はかなり下がってしまいます。しかし、あらかじめ早い段階で事前予告をしておくことで、満足度が大幅に下がることを防ぐことができ、クレームやトラブルの防止にもつながります。

都度、設定を見直していくのも大切

納期の設定は都度見直していきましょう。具体的にどのように見直すかというと、まずはサービス提供が完了したら、以下の点について振り返ってみるのがオススメです。

  • 今回は当初の予定よりどのくらい作業時間がかかったか
  • もし予定より時間がかかった場合
    • 特にどの作業に時間がかかったのか
    • それはどのようにしたらより効率的に行えそうか

振り返ることで、「こういう場合は時間がかかる」という傾向がわかるようになるので、あらかじめ注意して対応できたり、改善策を講じることができます。その上で、自分にとって最適な納期を見直し・設定しておくと、次回以降の依頼では余裕を持って作業を進めることができるようになります。


いかがでしたか?上記のコツを踏まえて、納期の設定やサービスページの内容を見直してみてくださいね。

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